Exibir código-fonte para Balanço de Estoque

== Manual do Balanço de Estoque ==

'''Objetivo:'''


- Padronizar os processos de inventário

- Tornar confiável as quantidades e valores de estoque para que as decisões estratégicas sejam tomadas corretamente

- Apresentação da tela do aplicativo


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Após o login realizado no aplicativo BalançoEstoque.exe a tela demonstrada abaixo será apresentada ao usuário.


Para realizar o balanço existe uma sequência de processos que devem ser executados.
	
1º Passo: Cadastrar o balanço.

2º Passo: Selecionar os produtos para o balanço de estoque.

3º Passo: Cadastrar as contagens.

4º Passo: Iniciar contagem.

5 º Passo: Lançar as contagens

6º Passo: Encerrar a contagem.

7º Passo: Gerar contagem sobre as divergências.

8º Passo: Lançar as quantidades apuradas nas contagens

9º Passo: Apurar os custos dos produtos.

10º Passo: Fechar o balanço.


1º Passo: Cadastrar o balanço.
Após realizar o login do sistema,  basta clicar no menu “cadastro” e selecionar a opção “Balanço Inventário”.


Em seguida irá aparecer a tela de “filtrando balanços de Estoque” .
Essa tela é usada para filtrar os balanços de estoque já cadastrados no sistema para consultas caso haja necessidade. 

O usuário deve clicar no botão “Manutenção” para que a tela de cadastro de balanço seja acessada.


Antes de iniciarmos a inclusão, será explicado o que é cada campo:

Data de Abertura: Essa data é preenchida automaticamente pelo sistema quando o processo de “início de contagem” é acionado. A descrição do processo de “inicio de contagem” será visto mais adiante no treinamento.
 
Data de Encerramento: Essa data é preenchida automaticamente pelo sistema quando o processo de “fechar balanço” é acionado. A descrição do processo de “fechar balanço” será visto mais adiante no treinamento.
 
Empresa:  Nesse campo deverá ser informado a empresa que está sendo realizado o balanço de estoque.
 

Incluindo um novo balanço de estoque
 
Para incluir um novo balanço basta clicar no botão “incluir” e informar a empresa que o balanço de estoque será realizado. O código é automático, portanto é fornecido pelo sistema. 


Importante

 Na tela de cadastro de balanço, existe uma configuração que está escrito:
“Lançar pedido/requisição para correção de estoque ao finalizar o balanço”

Essa configuração serve para que o balanço seja feito para simples conferência do estoque ou para correção do estoque.  Caso essa configuração esteja desmarcada, o sistema não irá lançar os pedidos ou requisições para que as correções de estoque sejam realizadas. 


2º Passo: Selecionar os produtos para o balanço de estoque.
Clicar com o botão direito do mouse na tela de balanço de inventário e escolher a opção “selecionar produtos para o balanço”.


Após acionar a rotina de “selecionar produtos para o balanço” a tela abaixo irá aparecer: 


Após clicar no botão filtrar irão aparecer todos os produtos do grupo informando no filtro. 


Após realizar o filtro é necessário clicar no botão “gravar” para que os produtos sejam inclusos no balanço de estoque. 


3º Passo: Cadastrar as contagens.
Concluído o 2º passo de selecionar os produtos para o balanço, agora é necessário cadastrar a contagem. Para isso, clique com o direito do mouse na tela de cadastro de balanço e selecione a opção “contagem”


Concluído o 2º passo de selecionar os produtos para o balanço, agora é necessário cadastrar a contagem. Para isso, clique com o direito do mouse na tela de cadastro de balanço e selecione a opção “contagem”. 
Irá aparecer a tela de filtro de contagens para pesquisas futuras. Clique no botão “manutenção” para acessar a tela de cadastro de contagem.


Explicação dos campos:
Data de encerramento: é preenchida automaticamente pelo sistema ao executar a rotina de encerrar contagem que será vista mais à frente.
Hora de encerramento: é preenchida automaticamente pelo sistema ao executar a rotina de encerrar contagem que será vista mais à frente.
Equipe responsável: Sempre será equipe 1, automaticamente preenchida pelo sistema.


Para cadastrar a contagem é simples, basta clicar em incluir e depois em OK, a equipe é preenchida automaticamente pelo sistema.


Agora é necessário clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção “gerar contagem”.


Agora é necessário clicar no botão “filtrar” para que os produtos selecionados para esse balanço apareçam no filtro.


Após filtrar os produtos, é necessário clicar no botão “gerar” para que os produtos sejam gerados na contagem previamente cadastrada. A opção “Gerar contagem por” deve sempre ficar em “nenhum”


Depois de clicar no botão “gerar” o sistema trará a tela de cadastro de contagem com os produtos gerados na tela anterior.


Agora é necessário realizar a impressão da contagem, para isso clique com o botão direito do mouse e selecione o relatório listagem dos produtos para contagem.


Na tela do relatório informe o número da contagem, marque a opção “imprimir zebrado”. Para imprimir basta clicar no botão imprimir.


4º Passo: Iniciar contagem.
Agora é necessário voltar à tela de balanço de inventário para que possamos executar o processo de “iniciar contagem”.  Na tela de balanço de inventário clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “iniciar contagem”


O processo de início de contagem realiza as seguintes operações:

1 – Apura o saldo do produto(Gaveta)
2 – Aciona a trava do sistema que não permite a separação do produto.


Quando o processo tiver terminado irá aparecer uma tela informando que a operação foi concluída com sucesso. Basta clicar em OK para prosseguir com o balanço de estoque.


5 º Passo: Lançar as contagens
Na tela de balanço de inventário clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “contagens”. Na tela de filtro de contagens selecione a opção filtrar e depois clique no botão “filtrar” para que sejam mostradas todas as contagens do balanço cadastrado. Agora é só clicar no botão “manutenção” para que a contagem seja acessada.


Agora é só clicar no botão direito do mouse e selecionar a opção “lançar contagens”


 Irá aparecer a tela para que as contagens sejam digitadas.


Para lançar as contagens é só localizar o produto como demonstrado abaixo e digitar sua quantidade no campo “quantidade apurada”.


6º Passo: Encerrar a contagem.
Após lançar as quantidades de todos os produtos da contagem é necessário encerrar a contagem. Para isso clique com o botão direito do mouse na contagem e selecione a opção “encerrar contagem”


Em seguida irá aparecer uma tela para confirmação do processo. Basta clicar em “Yes” para que o processo seja concluído.


Após o encerramento da contagem os campos data e hora de encerramento serão automaticamente preenchidos pelo sistema. A partir desse momento não será mais possível alterar a contagem.


7º Passo: Gerar contagem sobre as divergências.
Esse processo tem o objetivo de gerar uma nova contagem com os produtos que estão com as quantidades diferentes entre o que foi apurado na contagem e o saldo do sistema ou contagem anterior. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “Gerar contagem sobre divergências”.


Para gerar a contagem de divergência, informe o número da contagem encerrada e clique no “sinal de maior”       
Explicação das comparações:
“Usar o saldo  atual como base”: O sistema irá comparar o saldo do sistema com a quantidade informada na contagem, caso seja divergente o produto será incluso na nova contagem.
“Usar a contagem selecionado como base”: O sistema irá comparar uma contagem com outra. “Usar ambos como base”: O sistema irá comparar a quantidade apurada na contagem selecionada com o saldo do sistema e com a contagem informada, caso a quantidade seja igual com alguma das duas, o produto não será incluso na contagem de divergência.


Após clicar no botão “filtrar” os produtos da contagem selecionada irão aparecer com as quantidades apuradas e o saldo de estoque do sistema(Gaveta)


Agora é só clicar no botão “gerar” que a contagem contendo os produtos que não estão com a quantidade apurada igual ao saldo do sistema(gaveta) será gerada.


Após clicar em “gerar” a contagem será gravada e automaticamente impressa pelo sistema, retornando à tela de cadastro de contagem. Agora temos que realizar o 4º passo: lançar contagens e o 5º passo: encerrar a contagem.


Realizados os passos 4º Lançar as contagens e 5º encerrar a contagem, agora vamos para o 6º passo : Gerar contagem sobre divergências.
Quando não existia contagem anterior nossa comparação foi com saldo de estoque do sistema(gaveta). Abaixo tela da contagem número 2 encerrada.


Agora iremos utilizar a opção “Usar ambos como base” e informar a contagem 1 para entrar na comparação do sistema.


Podemos verificar que somente dois produtos apareceram no filtro após clicar no botão “filtrar”. Isso porque o sistema fez a primeira comparação entre a quantidade informada na contagem 2 e o saldo sistema(gaveta) e encontrou divergência. Depois comparou com a quantidade informada na contagem 1 e na contagem número 2 e também encontrou divergência. Isso quer dizer que a quantidade informada nos produtos abaixo não bate com o saldo do sistema(gaveta) ou com a quantidade apurada na contagem número 1, fazendo com que seja gerada uma nova contagem somente com esses dois produtos após clicar no botão “gerar”.


Abaixo é mostrado a terceira contagem que possui somente dois produtos


Abaixo é mostrado a terceira contagem que possui somente dois produtos. Após a contagem realizada, o próximo passo é encerrar a contagem


Encerramento da contagem número 3.


Agora é necessário verificar se ainda existe alguma divergência entre as contagens.
Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “gerar contagem sobre divergências”


Na tela abaixo a contagem número 3 está sendo comparada com a contagem número 2 e com saldo de estoque do sistema(gaveta) . O sistema está apontando que ainda há divergência porque as quantidades apuradas nas contagens número 2, 3 e o saldo do sistema são divergentes.


Se realizarmos a comparação informando as contagens 3 e 1 e clicarmos em filtrar, o sistema não irá mostrar nenhum registro, isso porque a quantidade apurada na contagem número 1 é igual a quantidade apurada na contagem número 3. 
Se não há mais divergências podemos considerar que o balanço está pronto para ser encerrado.


8º Passo: Lançar as quantidades apuradas nas contagens
Para seguirmos adiante no processo de balanço de inventário, é necessário verificar se existe alguma contagem sem data de encerramento no sistema. Para realizar a pesquisa é necessário estar na tela “filtrando dados das contagens”. Não existe nenhuma contagem sem data de encerramento, podemos seguir com o processo.


Agora devemos acessar a tela de “balanço de inventário” para executar a rotina de lançar as quantidades apuradas nas contagens. Esse processo busca a última contagem de cada produto, fazendo com que o sistema assuma que a quantidade correta de estoque de cada produto seja a quantidade informada nas contagens. Para executar a rotina clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “Lançar quantidades apuradas nas contagens”


Após selecionar a opção irá aparecer essa tela. A opção “lançar informações a partir da última contagem realizada” deve estar sempre selecionada. Agora é só clicar no botão “lançar”. Logo após clicar no botão “lançar” irá aparecer uma tela com a mensagem: Deseja realmente lançar os valores da contagem no balanço ? Clique em “Yes” e aguarde o processo terminar.


Quando o campo “Quantidade de registros lançados” mostrar a quantidade é porque o processo está concluído. Clique em fechar.


9º Passo: Apurar os custos dos produtos.
Nesse processo o sistema apura o custo médio de cada produto que está no inventário para que seja possível realizar comparações entre o saldo antes e depois do balanço e também para que as entradas realizadas pelo balanço de inventário sejam feitas com o custo médio do produto.


Essa tela será mostrada até que o custo médio de todos os produtos que estão no inventário sejam apurados. 
Importante: Esse processo pode ser realizado logo após o processo de início de contagem para que seja economizado tempo. Já que esse processo é um dos mais demorados essa opção deve ser considerada.


Quando o processo de apuração de custos terminar, a tela abaixo será mostrada. Clique em “Ok”.


10º Passo: Fechar o balanço.
Esse é o último passo do processo de inventário. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “Fechar balanço”.


A tela de confirmação será aberta. Os campos “fornecedor e data p/ emissão dos pedidos não devem ser alterados. 
Confira as opções de lançamentos de entrada e saída que podem ser definidos como pedido ou requisição. Geralmente os produtos para consumo são gerados com requisição e os itens para venda são gerados com pedidos.
Os movimentos de correção serão gerados sempre com data do dia do fechamento do balanço. Clique em confirmar e a tela de confirmação da operação será mostrada, basta clicar em “Yes” para executar o processo.


Quando o processo “Fechar balanço” é executado,  os seguintes processos no sistema são executados:
1 – Preenche automaticamente o campo data de encerramento na tela balanço de invetário.
2 – Gera os movimentos de entrada e saída de estoque dos produtos que tiveram divergências.
3 – Liberar os produtos para serem separados na conferência de estoque(SgCel)
4 – Finaliza o balanço.