Mudanças entre as edições de "Balanço de Estoque"

De Grupo Acert
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Para isso basta acessar o menu “CADASTROS – NATUREZA DAS OPERAÇÕES (C.F.O.P.)”, incluir um novo registros
 
Para isso basta acessar o menu “CADASTROS – NATUREZA DAS OPERAÇÕES (C.F.O.P.)”, incluir um novo registros
  
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Nesta tela, deve-se clicar em ‘incluir’, selecionar a equipe e o funcionário que irá compor tal equipe, posteriormente clicar em ‘OK’. Esta ação deve ser repetida para cada membro da equipe.
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'''Selecionando produtos para o balanço'''
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Para selecionar os produtos que farão parte do balanço deve-se clicar com o botão direito do mouse sobre a tela de cadastro do balanço e escolher a opção “Selecionar Produtos para o Balanço”.
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Será aberta a tela de filtro para consultar os produtos que serão selecionados. Nesta tela podem-se utilizar vários filtros, como o fornecedor do produto, marca, linha de produto, local no estoque e ainda os quatro níveis de classificação (grupos). Após selecionar o filtro desejado, basta clicar no botão ‘Filtrar’, assim serão mostrados todos os produtos que disponíveis, de acordo com o informado nos filtros.
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Feita a confirmação dos produtos, é necessário clicar no botão ‘Gravar’, para que os produtos sejam inclusos no Balanço. Terminada esta etapa, pode-se realizar um novo filtro para inserir novos produtos ao balanço, de acordo com as necessidades.
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'''Apurar Custos'''
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Nesse processo o sistema apura o custo médio de cada produto que está no inventário para que seja possível realizar comparações entre o saldo antes e depois do balanço e também para que as entradas realizadas pelo balanço de inventário sejam feitas com o custo médio do produto.
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Essa tela será mostrada até que o custo médio de todos os produtos que estão no inventário sejam apurados.
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Importante: Esse processo pode ser realizado logo após o processo de início de contagem para que seja economizado tempo. Já que esse processo é um dos mais demorados essa opção deve ser considerada.
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'''Cadastrando as contagens'''
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Para dar continuidade ao processo de inventário é necessário cadastrar as contagens que serão realizadas. Para isso, clique com o botão direito do mouse na tela de cadastro de balanço e selecione a opção ‘Contagens’.
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Será aberta a tela ‘Filtrando dados da contagem’. Como iremos cadastrar uma nova contagem, basta clicar no botão ‘Manutenção’, para abrir a tela de cadastro.
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Para cadastrar uma contagem é simples, basta clicar no botão ‘Incluir’, selecionar a equipe e depois clicar em ‘OK’.
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Após a inclusão da contagem, é necessário inserir na contagem os produtos selecionados para o balanço. Isso é feito através do clique com o botão direito do mouse sobre a tela de cadastro das contagens e posteriormente selecionando a opção ‘Gerar Contagem’.
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Será aberta a tela ‘Selecionar Produtos para Contagem’. Nesta tela é possível filtrar novamente os produtos, separando as contagens, caso seja necessário. Vale lembrar que aqui estarão disponíveis apenas os produtos selecionados no item 3.3.3 deste manual.
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Para filtrar os itens, basta clicar no botão ‘Filtrar’, assim serão exibidos todos os itens selecionados anteriormente. Concluído este passo, deve-se clicar no botão ‘Gerar’ para que tais itens sejam inseridos na contagem. A opção “Gerar contagem por” deve sempre ficar em ‘nenhum’.<br>
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Caso seja necessário dividir os itens em duas ou mais contagens, pode-se agir de duas formas distintas, como segue:<br>
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1. Após abrir a tela de cadastro de contagens, não é necessário inserir nenhum registro. Basta clicar com o botão direito do mouse e acessar a opção ‘Gerar Contagens’, onde deve-se clicar diretamente no botão ‘Filtrar’ e selecionar uma opção em ‘Gerar contagem por’. Dessa maneira o sistema irá dividir automaticamente os itens em contagens diferentes, de acordo com a opção escolhida.<br>
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2. Após abrir a tela de cadastro de contagens, deve-se inserir um novo registro e clicar em ‘OK’, posteriormente clicar com o botão direito do mouse, escolhendo a opção ‘Gerar Contagem’ e na tela de filtro, utilizar os campos disponíveis para selecionar apenas os itens desejados, lembrando que a opção “Gerar contagem por” deve sempre ficar em ‘nenhum’. Feito isso, deve-se inserir um novo registro na tela de cadastro de contagens e repetir a rotina ‘Gerar Contagem’. Isso deve ser feito até que todos os itens estejam inseridos em alguma contagem.<br>
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Finalizada a rotina de inserção dos produtos nas contagens o sistema trará a tela de cadastro de contagem com os produtos gerados na tela anterior.
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'''Gerando listagem para o balanço'''
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Finalizando o cadastro das contagens, é necessário gerar a lista de itens para o inventário. Para isso clique com o botão direito do mouse sobre a tela ‘Cadastro de Contagem’ e selecione a opção ‘Relatórios – Listagem dos Produtos para Contagem’.
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Na tela de filtro do relatório, informe o número da contagem desejada, marque a opção ‘Imprimir Zebrado’, para facilitar a visualização, e clique em ‘Visualizar’, para mostrar na tela, ou em ‘Imprimir’, para enviar diretamente para a impressora.
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'''Iniciando a contagem'''
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Para iniciar a contagem é necessário voltar à tela de ‘balanço de inventário’ para que possamos executar o processo de ‘iniciar contagem’. Na tela de balanço de inventário clique com o botão direito do mouse e selecione a opção ‘iniciar contagem’.
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O processo de início de contagem aciona a trava do sistema que não permite realizar nenhuma movimentação para os produtos do balanço. Quando o processo tiver terminado irá aparecer uma tela informando que a operação foi concluída com sucesso. Basta clicar em OK. Assim pode-se verificar que na tela de balanço foi inserida, de forma automática, a data de abertura.<br>
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Agora basta seguir com os devidos trâmites do inventário, ou seja, realizar a contagem física dos produtos.
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'''Lançando contagem realizada'''
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Terminando a contagem dos produtos, devemos lançar no sistema as quantidades apuradas. Para isso, devemos acessar a tela de balanço, clicar com o botão direito do mouse, selecionando a opção ‘Contagem’.<br>
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Na tela de filtro de contagens selecione a opção filtrar e depois clique no botão ‘filtrar’ para que sejam mostradas todas as contagens do balanço cadastrado. Agora é só clicar no botão ‘manutenção’ para que a contagem seja acessada.
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Agora é só clicar no botão direito do mouse e selecionar a opção ‘lançar contagens’.
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Irá aparecer a tela para que as contagens sejam digitadas.
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Para lançar as contagens é só localizar o produto como demonstrado abaixo e digitar sua quantidade no campo quantidade apurada.
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'''Encerrando a contagem'''
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Após lançar as quantidades de todos os produtos da contagem é necessário encerrar a contagem. Para isso clique com o botão direito do mouse na contagem e selecione a opção encerrar contagem.
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Em seguida irá aparecer uma tela para confirmação do processo. Basta clicar em ‘Yes’ para que o processo seja concluído.
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Após o encerramento da contagem os campos data e hora de encerramento serão automaticamente preenchidos pelo sistema. A partir desse momento não será mais possível alterar a contagem.
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'''Gerando contagem sobre as divergências'''
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Esse processo tem o objetivo de gerar uma nova contagem com os produtos que estão com as quantidades diferentes entre o que foi apurado na contagem e o saldo do sistema ou contagem anterior. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção ‘Gerar contagem sobre divergências’.
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Para gerar a contagem de divergência, informe o número da contagem encerrada e clique no ‘sinal de maior’.<br>
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Explicação das comparações:<br>
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Usar o saldo atual como base: O sistema irá comparar o saldo do sistema com a quantidade informada na contagem, caso seja divergente o produto será incluso na nova contagem.<br>
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Usar a contagem selecionado como base: O sistema irá comparar uma contagem com outra. “Usar ambos como base”: O sistema irá comparar a quantidade apurada na contagem selecionada com o saldo do sistema e com a contagem informada, caso a quantidade seja igual com alguma das duas, o produto não será incluso na contagem de divergência.
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Após clicar no botão ‘filtrar’ os produtos da contagem selecionada irão aparecer com as quantidades apuradas e o saldo de estoque do sistema.
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Agora é só clicar no botão ‘gerar’ que a contagem contendo os produtos que não estão com a quantidade apurada igual ao saldo do sistema será gerada.
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Após clicar em ‘gerar’ a contagem será gravada e automaticamente impressa pelo sistema, retornando à tela de cadastro de contagem. Agora temos que realizar o 4º passo: lançar contagens e o 5º passo: encerrar a contagem.
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Realizados os passos 4º Lançar as contagens e 5º encerrar a contagem, agora vamos para o 6º passo: Gerar contagem sobre divergências.<br>
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Quando não existia contagem anterior nossa comparação foi com saldo de estoque do sistema. Abaixo tela da contagem número 2 encerrada.
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Agora iremos utilizar a opção ‘Usar ambos como base’ e informar a contagem 1 para entrar na comparação do sistema.
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Podemos verificar que somente dois produtos apareceram no filtro após clicar no botão ‘filtrar’. Isso porque o sistema fez a primeira comparação entre a quantidade informada na contagem 2 e o saldo sistema e encontrou divergência. Depois comparou com a quantidade informada na contagem 1 e na contagem número 2 e também encontrou divergência. Isso quer dizer que a quantidade informada nos produtos abaixo não bate com o saldo do sistema ou com a quantidade apurada na contagem número 1, fazendo com que seja gerada uma nova contagem somente com esses dois produtos após clicar no botão ‘gerar’.
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Abaixo é mostrada a terceira contagem que possui somente dois produtos
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Abaixo é mostrada a terceira contagem que possui somente dois produtos. Após a contagem realizada, o próximo passo é encerrar a contagem.
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Encerramento da contagem número 3.
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Agora é necessário verificar se ainda existe alguma divergência entre as contagens.<br>
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Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção ‘gerar contagem sobre divergências’.
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Na tela abaixo a contagem número 3 está sendo comparada com a contagem número 2 e com saldo de estoque do sistema. O sistema está apontando que ainda há divergência porque as quantidades apuradas nas contagens número 2, 3 e o saldo do sistema são divergentes.
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Se realizarmos a comparação informando as contagens 3 e 1 e clicarmos em filtrar, o sistema não irá mostrar nenhum registro, isso porque a quantidade apurada na contagem número 1 é igual a quantidade apurada na contagem número 3.<br>
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Se não há mais divergências podemos considerar que o balanço está pronto para ser encerrado.
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'''Lançando as quantidades apuradas nas contagens'''
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Para seguirmos adiante no processo de balanço de inventário, é necessário verificar se existe alguma contagem sem data de encerramento no sistema. Para realizar a pesquisa é necessário estar na tela ‘filtrando dados das contagens’. Não existe nenhuma contagem sem data de encerramento, podemos seguir com o processo.
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Agora devemos acessar a tela de ‘balanço de inventário’ para executar a rotina de lançar as quantidades apuradas nas contagens. Esse processo busca a última contagem de cada produto, fazendo com que o sistema assuma que a quantidade correta de estoque de cada produto seja a quantidade informada nas contagens. Para executar a rotina clique com o botão direito do mouse e selecione a opção ‘Lançar quantidades apuradas nas contagens’.
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Após selecionar a opção irá aparecer essa tela. A opção ‘lançar informações a partir da última contagem realizada’ deve estar sempre selecionada. Agora é só clicar no botão “lançar”. Logo após clicar no botão lançar irá aparecer uma tela com a mensagem: Deseja realmente lançar os valores da contagem no balanço? Clique em ‘Yes’ e aguarde o processo terminar.
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Quando o campo ‘Quantidade de registros lançados’ mostrar a quantidade é porque o processo está concluído. Clique em fechar.
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'''Encerrando o balanço'''
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Esse é o último passo do processo de inventário. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção ‘Fechar balanço’.
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A tela de confirmação será aberta. Os campos ‘fornecedor’ e ‘data p/ emissão dos pedidos’ não devem ser alterados.<br>
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Confira as opções de lançamentos de entrada e saída que podem ser definidos como pedido ou requisição. Geralmente os produtos para consumo são gerados com requisição e os itens para venda são gerados com pedidos.<br>
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Os movimentos de correção serão gerados sempre com data do dia do fechamento do balanço. Clique em confirmar e a tela de confirmação da operação será mostrada, basta clicar em ‘Yes’ para executar o processo.
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Quando o processo ‘Fechar balanço’ é executado, os seguintes processos no sistema são executados:<br>
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1 – Preenche automaticamente o campo data de encerramento na tela balanço de inventário.<br>
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2 – Gera os movimentos de entrada e saída de estoque dos produtos que tiveram divergências.<br>
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3 – Liberar os produtos para serem separados na conferência de estoque.<br>
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4 – Finaliza o balanço.<br>

Edição das 15h22min de 31 de janeiro de 2014

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