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| − | '''Objetivo:''' | + | '''Objetivo'''<br> |
| | + | Este manual tem por objetivo padronizar e auxiliar nas rotinas de inventário bem como, tornar confiáveis as quantidades e valores em estoque para que as decisões estratégicas sejam tomadas de forma correta. |
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| | + | ''' Notas importantes '''<br> |
| | + | ''' Não se recomenda: '''<br> |
| | + | • Lançar no sistema a saída do produto e não ser retirado fisicamente do estoque; |
| | + | • Retirar o produto fisicamente do estoque, sem ter dado saída no sistema; |
| | + | • Colocar o produto para venda antes de realizar a entrada no sistema; |
| | + | <br> |
| | + | '''Recomenda-se:'''<br> |
| | + | • Fazer contagem rotativa; |
| | + | • Separar antes da contagem os produtos que ainda não foram entregues; |
| | + | • Não entregar listagem do estoque onde seja apresentado o saldo do produto, para quem irá realizar a contagem; |
| | + | • Conferir se a quantidade física do produto que está sendo entregue está igual ao da nota de entrada/saída; |
| | + | <br> |
| | + | '''Conhecer'''<br> |
| | + | • O cliente deve conhecer como funciona o cálculo de custo médio e que ele acompanhe a evolução do custo médio da empresa. Caso este custo esteja incorreto o mesmo não terá precisão do valor do seu estoque; |
| | + | • Seja levantado com área fiscal da empresa como é que as diferenças do estoque serão ajustadas; |
| | + | • Antes de iniciar o inventário é necessário ter clareza do que será feito para ajustar o estoque de mercadorias caso haja divergência, e consultem o nosso departamento de suporte (Grupo Acert) para ajuda-lo na parametrização do uso deste Módulo.<br> |
| | + | '''Exemplo -'''<br> |
| | + | 1- Será lançado o ajuste como Requisição de Materiais de Entrada e ou Saída? |
| | + | 2- Será gerada uma Nota Fiscal de saída como CFOP de PERDA? |
| | + | 3- Se sobrar mercadoria no estoque e precisar gerar uma nota fiscal de entrada. Não poderá se aproveitar do crédito de impostos? Como funciona a Legislação fiscal do UF do cliente, etc..? |
| | + | 4- Dependendo do tipo do produto que será realizado algum ajuste do estoque, o acerto terá um caminho diferente de outro tipo de produto? Se a resposta for SIM. É necessário abrir um Inventário separado por tipo produto. |
| | + | • Este Módulo NÃO permite realizar contagens de produtos que tenha controle de estoque baseado no modelo de LOTES. |
| | + | • Todas as áreas de armazenamento e verificar se os produtos estão ou não armazenados em locais diferentes. |
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| − | - Padronizar os processos de inventário
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| − | - Tornar confiável as quantidades e valores de estoque para que as decisões estratégicas sejam tomadas corretamente
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| − | - Apresentação da tela do aplicativo | + | Iniciando o processo de inventário |
| | + | Verificações |
| | + | Antes de iniciar a contagem dos itens em estoque, deve-se atentar a alguns pré-requisitos. |
| | + | • Verificar se não há vendas realizadas e que os produtos ainda não foram entregues, estando ainda estocados; |
| | + | • Verificar se há entradas a serem realizadas, ou seja, produtos para serem inseridos no estoque dos quais as notas fiscais já foram lançadas no sistema ou notas para serem lançadas sendo que os produtos já constam no estoque; |
| | + | • Verificar se cada item está armazenado em um único local ou se está dividido em vários locais de estocagem; |
| | + | • Verificar e cancelar as faltas, ou seja, vendas realizadas sem que existam produtos em estoque (vendas que dependem de uma compra para serem entregues); |
| | + | • Verificar se há alguma movimentação a ser realizada, pois, iniciando o inventário, não será permitir movimentar os itens que serão inventariados enquanto a rotina não for encerrada; |
| | + | Dica: Pode-se realizar um checklist antes de cada inventário, para certificar-se de que todas as etapas foram cumpridas. |
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| − | | + | 3.2 Configurando o sistema |
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| + | Para o correto funcionamento do aplicativo BalançoEstoque.exe é necessário realizar algumas configurações no SISGER, como segue: |
| − | | + | • Verificar se existe uma C.F.O.P. para a correção de estoque, uma para entrada e outra para saída, caso não exista, será necessário gerar um novo registro. |
| − | | + | Para isso basta acessar o menu “CADASTROS – NATUREZA DAS OPERAÇÕES (C.F.O.P.)”, incluir um novo registros |
| − | Para realizar o balanço existe uma sequência de processos que devem ser executados.
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| − | 1º Passo: Cadastrar o balanço.
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| − | 2º Passo: Selecionar os produtos para o balanço de estoque.
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| − | 3º Passo: Cadastrar as contagens.
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| − | 4º Passo: Iniciar contagem.
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| − | 5º Passo: Lançar as contagens
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| − | 6º Passo: Encerrar a contagem.
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| − | 7º Passo: Gerar contagem sobre as divergências.
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| − | 8º Passo: Lançar as quantidades apuradas nas contagens
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| − | 9º Passo: Apurar os custos dos produtos.
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| − | 10º Passo: Fechar o balanço.
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| − | '''1º Passo:''' Cadastrar o balanço.
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| − | Após realizar o login do sistema, basta clicar no menu “cadastro” e selecionar a opção “Balanço Inventário”.
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| − | Em seguida irá aparecer a tela de “filtrando balanços de Estoque” .
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| − | Essa tela é usada para filtrar os balanços de estoque já cadastrados no sistema para consultas caso haja necessidade.
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| − | O usuário deve clicar no botão “Manutenção” para que a tela de cadastro de balanço seja acessada.
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| − | [[Arquivo:5.jpg|center]]
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| − | Antes de iniciarmos a inclusão, será explicado o que é cada campo:
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| − | '''Data de Abertura:''' Essa data é preenchida automaticamente pelo sistema quando o processo de “início de contagem” é acionado.<br>
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| − | '''Data de Encerramento:''' Essa data é preenchida automaticamente pelo sistema quando o processo de “fechar balanço” é acionado.<br>
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| − | '''Empresa:''' Nesse campo deverá ser informado a empresa que está sendo realizado o balanço de estoque.
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| − | [[Arquivo:7.jpg|center]]
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| − | '''Incluindo um novo balanço de estoque'''
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| − | Para incluir um novo balanço basta clicar no botão “incluir” e informar a empresa que o balanço de estoque será realizado. O código é automático, portanto é fornecido pelo sistema.
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| − | [[Arquivo:8.jpg|center]]
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| − | '''Importante'''
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| − | Na tela de cadastro de balanço, existe uma configuração:
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| − | “Lançar pedido/requisição para correção de estoque ao finalizar o balanço”
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| − | Essa configuração serve para que o balanço seja feito para simples conferência do estoque ou para correção do estoque. Caso essa configuração esteja desmarcada, o sistema não irá lançar os pedidos ou requisições para que as correções de estoque sejam realizadas.
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| − | '''2º Passo:''' Selecionar os produtos para o balanço de estoque.
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| − | Clicar com o botão direito do mouse na tela de balanço de inventário e escolher a opção “selecionar produtos para o balanço”.
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| − | [[Arquivo:9.jpg|center]]
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| − | Após acionar a rotina de “selecionar produtos para o balanço” a tela abaixo irá aparecer:
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| − | [[Arquivo:10.jpg|center]]
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| − | Após clicar no botão filtrar irão aparecer todos os produtos do grupo informando no filtro.
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| − | [[Arquivo:11.jpg|center]]
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| − | Após realizar o filtro é necessário clicar no botão “gravar” para que os produtos sejam inclusos no balanço de estoque.
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| − | '''3º Passo:''' Cadastrar as contagens.
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| − | Concluído o 2º passo de selecionar os produtos para o balanço, agora é necessário cadastrar a contagem. Para isso, clique com o direito do mouse na tela de cadastro de balanço e selecione a opção “contagem”
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| − | [[Arquivo:12.jpg|center]]
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| − | Concluído o 2º passo de selecionar os produtos para o balanço, agora é necessário cadastrar a contagem. Para isso, clique com o direito do mouse na tela de cadastro de balanço e selecione a opção “contagem”.
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| − | Irá aparecer a tela de filtro de contagens para pesquisas futuras. Clique no botão “manutenção” para acessar a tela de cadastro de contagem.
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| − | [[Arquivo:13.jpg|center]]
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| − | '''Explicação dos campos:'''
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| − | '''Data de encerramento:''' é preenchida automaticamente pelo sistema ao executar a rotina de encerrar contagem que será vista mais à frente.<br>
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| − | '''Hora de encerramento:''' é preenchida automaticamente pelo sistema ao executar a rotina de encerrar contagem que será vista mais à frente.<br>
| + | |
| − | '''Equipe responsável:''' Sempre será equipe 1, automaticamente preenchida pelo sistema.
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| − | [[Arquivo:14.jpg|center]]
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| − | Para cadastrar a contagem é simples, basta clicar em incluir e depois em OK, a equipe é preenchida automaticamente pelo sistema. | + | |
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| − | [[Arquivo:15.jpg|center]]
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| − | Agora é necessário clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção “gerar contagem”.
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| − | [[Arquivo:16.jpg|center]]
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| − | Agora é necessário clicar no botão “filtrar” para que os produtos selecionados para esse balanço apareçam no filtro.
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| − | [[Arquivo:17.jpg|center]]
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| − | Após filtrar os produtos, é necessário clicar no botão “gerar” para que os produtos sejam gerados na contagem previamente cadastrada. A opção “Gerar contagem por” deve sempre ficar em “nenhum”
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| − | [[Arquivo:18.jpg|center]]
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| − | Depois de clicar no botão “gerar” o sistema trará a tela de cadastro de contagem com os produtos gerados na tela anterior.
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| − | [[Arquivo:19.jpg|center]]
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| − | Agora é necessário realizar a impressão da contagem, para isso clique com o botão direito do mouse e selecione o relatório listagem dos produtos para contagem.
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| − | [[Arquivo:20.jpg|center]]
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| − | Na tela do relatório informe o número da contagem, marque a opção “imprimir zebrado”. Para imprimir basta clicar no botão imprimir.
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| − | [[Arquivo:21.jpg|center]]
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| − | '''4º Passo:''' Iniciar contagem.
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| − | Agora é necessário voltar à tela de balanço de inventário para que possamos executar o processo de “iniciar contagem”. Na tela de balanço de inventário clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “iniciar contagem”
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| − | [[Arquivo:22.jpg|center]]
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| − | O processo de início de contagem realiza as seguintes operações:
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| − | 1 – Apura o saldo do produto(Gaveta)<br>
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| − | 2 – Aciona a trava do sistema que não permite a separação do produto.
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| − | [[Arquivo:23.jpg|center]]
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| − | Quando o processo tiver terminado irá aparecer uma tela informando que a operação foi concluída com sucesso. Basta clicar em OK para prosseguir com o balanço de estoque.
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| − | [[Arquivo:24.jpg|center]]
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| − | '''5 º Passo:''' Lançar as contagens
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| − | Na tela de balanço de inventário clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “contagens”. Na tela de filtro de contagens selecione a opção filtrar e depois clique no botão “filtrar” para que sejam mostradas todas as contagens do balanço cadastrado. Agora é só clicar no botão “manutenção” para que a contagem seja acessada.
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| − | [[Arquivo:25.jpg|center]]
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| − | Agora é só clicar no botão direito do mouse e selecionar a opção “lançar contagens”
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| − | [[Arquivo:26.jpg|center]]
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| − | Irá aparecer a tela para que as contagens sejam digitadas.
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| − | [[Arquivo:27.jpg|center]]
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| − | Para lançar as contagens é só localizar o produto como demonstrado abaixo e digitar sua quantidade no campo “quantidade apurada”.
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| − | [[Arquivo:28.jpg|center]]
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| − | '''6º Passo:''' Encerrar a contagem.
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| − | Após lançar as quantidades de todos os produtos da contagem é necessário encerrar a contagem. Para isso clique com o botão direito do mouse na contagem e selecione a opção “encerrar contagem”
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| − | [[Arquivo:29.jpg|center]]
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| − | Em seguida irá aparecer uma tela para confirmação do processo. Basta clicar em “Yes” para que o processo seja concluído.
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| − | [[Arquivo:30.jpg|center]]
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| − | Após o encerramento da contagem os campos data e hora de encerramento serão automaticamente preenchidos pelo sistema. A partir desse momento não será mais possível alterar a contagem.
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| − | [[Arquivo:31.jpg|center]]
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| − | '''7º Passo:''' Gerar contagem sobre as divergências.
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| − | Esse processo tem o objetivo de gerar uma nova contagem com os produtos que estão com as quantidades diferentes entre o que foi apurado na contagem e o saldo do sistema ou contagem anterior. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “Gerar contagem sobre divergências”.
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| − | [[Arquivo:32.jpg|center]]
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| − | Para gerar a contagem de divergência, informe o número da contagem encerrada e clique no “sinal de maior”
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| − | '''Explicação das comparações:'''
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| − | '''“Usar o saldo atual como base”:''' O sistema irá comparar o saldo do sistema com a quantidade informada na contagem, caso seja divergente o produto será incluso na nova contagem.
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| − | '''“Usar a contagem selecionado como base”:''' O sistema irá comparar uma contagem com outra. “Usar ambos como base”: O sistema irá comparar a quantidade apurada na contagem selecionada com o saldo do sistema e com a contagem informada, caso a quantidade seja igual com alguma das duas, o produto não será incluso na contagem de divergência.
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| − | [[Arquivo:33.jpg|center]]
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| − | Após clicar no botão “filtrar” os produtos da contagem selecionada irão aparecer com as quantidades apuradas e o saldo de estoque do sistema(Gaveta)
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| − | [[Arquivo:34.jpg|center]]
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| − | Agora é só clicar no botão “gerar” que a contagem contendo os produtos que não estão com a quantidade apurada igual ao saldo do sistema(gaveta) será gerada.
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| − | [[Arquivo:35.jpg|center]]
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| − | Após clicar em “gerar” a contagem será gravada e automaticamente impressa pelo sistema, retornando à tela de cadastro de contagem. Agora temos que realizar o 4º passo: lançar contagens e o 5º passo: encerrar a contagem.
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| − | [[Arquivo:36.jpg|center]]
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| − | Realizados os passos 4º Lançar as contagens e 5º encerrar a contagem, agora vamos para o 6º passo : Gerar contagem sobre divergências.
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| − | Quando não existia contagem anterior nossa comparação foi com saldo de estoque do sistema(gaveta). Abaixo tela da contagem número 2 encerrada.
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| − | [[Arquivo:37.jpg|center]]
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| − | Agora iremos utilizar a opção “Usar ambos como base” e informar a contagem 1 para entrar na comparação do sistema.
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| − | [[Arquivo:38.jpg|center]]
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| − | Podemos verificar que somente dois produtos apareceram no filtro após clicar no botão “filtrar”. Isso porque o sistema fez a primeira comparação entre a quantidade informada na contagem 2 e o saldo sistema(gaveta) e encontrou divergência. Depois comparou com a quantidade informada na contagem 1 e na contagem número 2 e também encontrou divergência. Isso quer dizer que a quantidade informada nos produtos abaixo não bate com o saldo do sistema(gaveta) ou com a quantidade apurada na contagem número 1, fazendo com que seja gerada uma nova contagem somente com esses dois produtos após clicar no botão “gerar”.
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| − | [[Arquivo:39.jpg|center]]
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| − | Abaixo é mostrado a terceira contagem que possui somente dois produtos
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| − | [[Arquivo:40.jpg|center]]
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| − | Abaixo é mostrado a terceira contagem que possui somente dois produtos. Após a contagem realizada, o próximo passo é encerrar a contagem
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| − | [[Arquivo:41.jpg|center]]
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| − | Encerramento da contagem número 3.
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| − | [[Arquivo:42.jpg|center]]
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| − | Agora é necessário verificar se ainda existe alguma divergência entre as contagens.
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| − | Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “gerar contagem sobre divergências”
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| − | [[Arquivo:43.jpg|center]]
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| − | Na tela abaixo a contagem número 3 está sendo comparada com a contagem número 2 e com saldo de estoque do sistema(gaveta) . O sistema está apontando que ainda há divergência porque as quantidades apuradas nas contagens número 2, 3 e o saldo do sistema são divergentes.
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| − | [[Arquivo:44.jpg|center]]
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| − | Se realizarmos a comparação informando as contagens 3 e 1 e clicarmos em filtrar, o sistema não irá mostrar nenhum registro, isso porque a quantidade apurada na contagem número 1 é igual a quantidade apurada na contagem número 3.
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| − | Se não há mais divergências podemos considerar que o balanço está pronto para ser encerrado.
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| − | '''8º Passo:''' Lançar as quantidades apuradas nas contagens
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| − | Para seguirmos adiante no processo de balanço de inventário, é necessário verificar se existe alguma contagem sem data de encerramento no sistema. Para realizar a pesquisa é necessário estar na tela “filtrando dados das contagens”. Não existe nenhuma contagem sem data de encerramento, podemos seguir com o processo.
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| − | [[Arquivo:46.jpg|center]]
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| − | Agora devemos acessar a tela de “balanço de inventário” para executar a rotina de lançar as quantidades apuradas nas contagens. Esse processo busca a última contagem de cada produto, fazendo com que o sistema assuma que a quantidade correta de estoque de cada produto seja a quantidade informada nas contagens. Para executar a rotina clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “Lançar quantidades apuradas nas contagens”
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| − | [[Arquivo:47.jpg|center]]
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| − | Após selecionar a opção irá aparecer essa tela. A opção “lançar informações a partir da última contagem realizada” deve estar sempre selecionada. Agora é só clicar no botão “lançar”. Logo após clicar no botão “lançar” irá aparecer uma tela com a mensagem: Deseja realmente lançar os valores da contagem no balanço ? Clique em “Yes” e aguarde o processo terminar.
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| − | [[Arquivo:48-1.jpg|center]]
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| − | Quando o campo “Quantidade de registros lançados” mostrar a quantidade é porque o processo está concluído. Clique em fechar.
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| − | [[Arquivo:49.jpg|center]]
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| − | '''9º Passo:''' Apurar os custos dos produtos.
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| − | Nesse processo o sistema apura o custo médio de cada produto que está no inventário para que seja possível realizar comparações entre o saldo antes e depois do balanço e também para que as entradas realizadas pelo balanço de inventário sejam feitas com o custo médio do produto.
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| − | [[Arquivo:50.jpg|center]]
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| − | Essa tela será mostrada até que o custo médio de todos os produtos que estão no inventário sejam apurados.
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| − | Importante: Esse processo pode ser realizado logo após o processo de início de contagem para que seja economizado tempo. Já que esse processo é um dos mais demorados essa opção deve ser considerada.
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| − | [[Arquivo:51.jpg|center]]
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| − | Quando o processo de apuração de custos terminar, a tela abaixo será mostrada. Clique em “Ok”.
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| − | [[Arquivo:52.jpg|center]]
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| − | '''10º Passo:''' Fechar o balanço.
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| − | Esse é o último passo do processo de inventário. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “Fechar balanço”.
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| − | [[Arquivo:53.jpg|center]]
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| − | A tela de confirmação será aberta. Os campos “fornecedor e data p/ emissão dos pedidos não devem ser alterados.
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| − | Confira as opções de lançamentos de entrada e saída que podem ser definidos como pedido ou requisição. Geralmente os produtos para consumo são gerados com requisição e os itens para venda são gerados com pedidos.
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| − | Os movimentos de correção serão gerados sempre com data do dia do fechamento do balanço. Clique em confirmar e a tela de confirmação da operação será mostrada, basta clicar em “Yes” para executar o processo.
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| − | [[Arquivo:54.jpg|center]]
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| − | Quando o processo “Fechar balanço” é executado, os seguintes processos no sistema são executados:
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| − | '''1''' – Preenche automaticamente o campo data de encerramento na tela balanço de invetário.<br>
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| − | '''2''' – Gera os movimentos de entrada e saída de estoque dos produtos que tiveram divergências.<br>
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| − | '''3''' – Liberar os produtos para serem separados na conferência de estoque(SgCel)<br>
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| − | '''4''' – Finaliza o balanço.
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| − | [[Arquivo:54.jpg|center]]
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