Mudanças entre as edições de "Balanço de Estoque"

De Grupo Acert
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Para isso basta acessar o menu “CADASTROS – NATUREZA DAS OPERAÇÕES (C.F.O.P.)”, incluir um novo registros
 
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Esta é uma ação opcional, não influenciando no correto funcionamento do sistema, porém as ‘boas práticas’ sugerem que sejam informados os membros de uma equipe responsável pelo balanço, tendo assim um maior controle sobre as ações e atividades que serão realizadas. Para informar os membros de uma equipe basta, na tela de cadastro do balanço, clicar com o botão direito do mouse e acessar a rotina “Formação das equipes do Balanço”;
 
Esta é uma ação opcional, não influenciando no correto funcionamento do sistema, porém as ‘boas práticas’ sugerem que sejam informados os membros de uma equipe responsável pelo balanço, tendo assim um maior controle sobre as ações e atividades que serão realizadas. Para informar os membros de uma equipe basta, na tela de cadastro do balanço, clicar com o botão direito do mouse e acessar a rotina “Formação das equipes do Balanço”;
  
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Nesta tela, deve-se clicar em ‘incluir’, selecionar a equipe e o funcionário que irá compor tal equipe, posteriormente clicar em ‘OK’. Esta ação deve ser repetida para cada membro da equipe.
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'''Selecionando produtos para o balanço'''
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Para selecionar os produtos que farão parte do balanço deve-se clicar com o botão direito do mouse sobre a tela de cadastro do balanço e escolher a opção “Selecionar Produtos para o Balanço”.
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Será aberta a tela de filtro para consultar os produtos que serão selecionados. Nesta tela podem-se utilizar vários filtros, como o fornecedor do produto, marca, linha de produto, local no estoque e ainda os quatro níveis de classificação (grupos). Após selecionar o filtro desejado, basta clicar no botão ‘Filtrar’, assim serão mostrados todos os produtos que disponíveis, de acordo com o informado nos filtros.
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Feita a confirmação dos produtos, é necessário clicar no botão ‘Gravar’, para que os produtos sejam inclusos no Balanço. Terminada esta etapa, pode-se realizar um novo filtro para inserir novos produtos ao balanço, de acordo com as necessidades.
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'''Apurar Custos'''
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Nesse processo o sistema apura o custo médio de cada produto que está no inventário para que seja possível realizar comparações entre o saldo antes e depois do balanço e também para que as entradas realizadas pelo balanço de inventário sejam feitas com o custo médio do produto.
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Essa tela será mostrada até que o custo médio de todos os produtos que estão no inventário sejam apurados.
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Importante: Esse processo pode ser realizado logo após o processo de início de contagem para que seja economizado tempo. Já que esse processo é um dos mais demorados essa opção deve ser considerada.
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'''Cadastrando as contagens'''
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Para dar continuidade ao processo de inventário é necessário cadastrar as contagens que serão realizadas. Para isso, clique com o botão direito do mouse na tela de cadastro de balanço e selecione a opção ‘Contagens’.
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Será aberta a tela ‘Filtrando dados da contagem’. Como iremos cadastrar uma nova contagem, basta clicar no botão ‘Manutenção’, para abrir a tela de cadastro.
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Para cadastrar uma contagem é simples, basta clicar no botão ‘Incluir’, selecionar a equipe e depois clicar em ‘OK’.
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Após a inclusão da contagem, é necessário inserir na contagem os produtos selecionados para o balanço. Isso é feito através do clique com o botão direito do mouse sobre a tela de cadastro das contagens e posteriormente selecionando a opção ‘Gerar Contagem’.
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Será aberta a tela ‘Selecionar Produtos para Contagem’. Nesta tela é possível filtrar novamente os produtos, separando as contagens, caso seja necessário. Vale lembrar que aqui estarão disponíveis apenas os produtos selecionados no item 3.3.3 deste manual.
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Para filtrar os itens, basta clicar no botão ‘Filtrar’, assim serão exibidos todos os itens selecionados anteriormente. Concluído este passo, deve-se clicar no botão ‘Gerar’ para que tais itens sejam inseridos na contagem. A opção “Gerar contagem por” deve sempre ficar em ‘nenhum’.<br>
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Caso seja necessário dividir os itens em duas ou mais contagens, pode-se agir de duas formas distintas, como segue:<br>
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1. Após abrir a tela de cadastro de contagens, não é necessário inserir nenhum registro. Basta clicar com o botão direito do mouse e acessar a opção ‘Gerar Contagens’, onde deve-se clicar diretamente no botão ‘Filtrar’ e selecionar uma opção em ‘Gerar contagem por’. Dessa maneira o sistema irá dividir automaticamente os itens em contagens diferentes, de acordo com a opção escolhida.<br>
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2. Após abrir a tela de cadastro de contagens, deve-se inserir um novo registro e clicar em ‘OK’, posteriormente clicar com o botão direito do mouse, escolhendo a opção ‘Gerar Contagem’ e na tela de filtro, utilizar os campos disponíveis para selecionar apenas os itens desejados, lembrando que a opção “Gerar contagem por” deve sempre ficar em ‘nenhum’. Feito isso, deve-se inserir um novo registro na tela de cadastro de contagens e repetir a rotina ‘Gerar Contagem’. Isso deve ser feito até que todos os itens estejam inseridos em alguma contagem.<br>
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Finalizada a rotina de inserção dos produtos nas contagens o sistema trará a tela de cadastro de contagem com os produtos gerados na tela anterior.
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'''Gerando listagem para o balanço'''
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Finalizando o cadastro das contagens, é necessário gerar a lista de itens para o inventário. Para isso clique com o botão direito do mouse sobre a tela ‘Cadastro de Contagem’ e selecione a opção ‘Relatórios – Listagem dos Produtos para Contagem’.
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Na tela de filtro do relatório, informe o número da contagem desejada, marque a opção ‘Imprimir Zebrado’, para facilitar a visualização, e clique em ‘Visualizar’, para mostrar na tela, ou em ‘Imprimir’, para enviar diretamente para a impressora.
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<center>''Tela de Filtro''</center>                   
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<center>''Listagem''</center>
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'''Iniciando a contagem'''
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Para iniciar a contagem é necessário voltar à tela de ‘balanço de inventário’ para que possamos executar o processo de ‘iniciar contagem’. Na tela de balanço de inventário clique com o botão direito do mouse e selecione a opção ‘iniciar contagem’.
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O processo de início de contagem aciona a trava do sistema que não permite realizar nenhuma movimentação para os produtos do balanço. Quando o processo tiver terminado irá aparecer uma tela informando que a operação foi concluída com sucesso. Basta clicar em OK. Assim pode-se verificar que na tela de balanço foi inserida, de forma automática, a data de abertura.<br>
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Agora basta seguir com os devidos trâmites do inventário, ou seja, realizar a contagem física dos produtos.
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'''Lançando contagem realizada'''
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Terminando a contagem dos produtos, devemos lançar no sistema as quantidades apuradas. Para isso, devemos acessar a tela de balanço, clicar com o botão direito do mouse, selecionando a opção ‘Contagem’.<br>
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Na tela de filtro de contagens selecione a opção filtrar e depois clique no botão ‘filtrar’ para que sejam mostradas todas as contagens do balanço cadastrado. Agora é só clicar no botão ‘manutenção’ para que a contagem seja acessada.
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Agora é só clicar no botão direito do mouse e selecionar a opção ‘lançar contagens’.
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Irá aparecer a tela para que as contagens sejam digitadas.
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Para lançar as contagens é só localizar o produto como demonstrado abaixo e digitar sua quantidade no campo quantidade apurada.
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'''Encerrando a contagem'''
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Após lançar as quantidades de todos os produtos da contagem é necessário encerrar a contagem. Para isso clique com o botão direito do mouse na contagem e selecione a opção encerrar contagem.
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Em seguida irá aparecer uma tela para confirmação do processo. Basta clicar em ‘Yes’ para que o processo seja concluído.
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Após o encerramento da contagem os campos data e hora de encerramento serão automaticamente preenchidos pelo sistema. A partir desse momento não será mais possível alterar a contagem.
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'''Gerando contagem sobre as divergências'''
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Esse processo tem o objetivo de gerar uma nova contagem com os produtos que estão com as quantidades diferentes entre o que foi apurado na contagem e o saldo do sistema ou contagem anterior. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção ‘Gerar contagem sobre divergências’.
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Para gerar a contagem de divergência, informe o número da contagem encerrada e clique no ‘sinal de maior’.<br>
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Explicação das comparações:<br>
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Usar o saldo atual como base: O sistema irá comparar o saldo do sistema com a quantidade informada na contagem, caso seja divergente o produto será incluso na nova contagem.<br>
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Usar a contagem selecionado como base: O sistema irá comparar uma contagem com outra. “Usar ambos como base”: O sistema irá comparar a quantidade apurada na contagem selecionada com o saldo do sistema e com a contagem informada, caso a quantidade seja igual com alguma das duas, o produto não será incluso na contagem de divergência.
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Após clicar no botão ‘filtrar’ os produtos da contagem selecionada irão aparecer com as quantidades apuradas e o saldo de estoque do sistema.
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Agora é só clicar no botão ‘gerar’ que a contagem contendo os produtos que não estão com a quantidade apurada igual ao saldo do sistema será gerada.
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Após clicar em ‘gerar’ a contagem será gravada e automaticamente impressa pelo sistema, retornando à tela de cadastro de contagem. Agora temos que realizar o 4º passo: lançar contagens e o 5º passo: encerrar a contagem.
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Realizados os passos 4º Lançar as contagens e 5º encerrar a contagem, agora vamos para o 6º passo: Gerar contagem sobre divergências.<br>
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Quando não existia contagem anterior nossa comparação foi com saldo de estoque do sistema. Abaixo tela da contagem número 2 encerrada.
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Agora iremos utilizar a opção ‘Usar ambos como base’ e informar a contagem 1 para entrar na comparação do sistema.
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Podemos verificar que somente dois produtos apareceram no filtro após clicar no botão ‘filtrar’. Isso porque o sistema fez a primeira comparação entre a quantidade informada na contagem 2 e o saldo sistema e encontrou divergência. Depois comparou com a quantidade informada na contagem 1 e na contagem número 2 e também encontrou divergência. Isso quer dizer que a quantidade informada nos produtos abaixo não bate com o saldo do sistema ou com a quantidade apurada na contagem número 1, fazendo com que seja gerada uma nova contagem somente com esses dois produtos após clicar no botão ‘gerar’.
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Abaixo é mostrada a terceira contagem que possui somente dois produtos
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Abaixo é mostrada a terceira contagem que possui somente dois produtos. Após a contagem realizada, o próximo passo é encerrar a contagem.
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Encerramento da contagem número 3.
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Agora é necessário verificar se ainda existe alguma divergência entre as contagens.<br>
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Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção ‘gerar contagem sobre divergências’.
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Na tela abaixo a contagem número 3 está sendo comparada com a contagem número 2 e com saldo de estoque do sistema. O sistema está apontando que ainda há divergência porque as quantidades apuradas nas contagens número 2, 3 e o saldo do sistema são divergentes.
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Se realizarmos a comparação informando as contagens 3 e 1 e clicarmos em filtrar, o sistema não irá mostrar nenhum registro, isso porque a quantidade apurada na contagem número 1 é igual a quantidade apurada na contagem número 3.<br>
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Se não há mais divergências podemos considerar que o balanço está pronto para ser encerrado.
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'''Lançando as quantidades apuradas nas contagens'''
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Para seguirmos adiante no processo de balanço de inventário, é necessário verificar se existe alguma contagem sem data de encerramento no sistema. Para realizar a pesquisa é necessário estar na tela ‘filtrando dados das contagens’. Não existe nenhuma contagem sem data de encerramento, podemos seguir com o processo.
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Agora devemos acessar a tela de ‘balanço de inventário’ para executar a rotina de lançar as quantidades apuradas nas contagens. Esse processo busca a última contagem de cada produto, fazendo com que o sistema assuma que a quantidade correta de estoque de cada produto seja a quantidade informada nas contagens. Para executar a rotina clique com o botão direito do mouse e selecione a opção ‘Lançar quantidades apuradas nas contagens’.
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Após selecionar a opção irá aparecer essa tela. A opção ‘lançar informações a partir da última contagem realizada’ deve estar sempre selecionada. Agora é só clicar no botão “lançar”. Logo após clicar no botão lançar irá aparecer uma tela com a mensagem: Deseja realmente lançar os valores da contagem no balanço? Clique em ‘Yes’ e aguarde o processo terminar.
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Quando o campo ‘Quantidade de registros lançados’ mostrar a quantidade é porque o processo está concluído. Clique em fechar.
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'''Encerrando o balanço'''
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Esse é o último passo do processo de inventário. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção ‘Fechar balanço’.
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A tela de confirmação será aberta. Os campos ‘fornecedor’ e ‘data p/ emissão dos pedidos’ não devem ser alterados.<br>
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Confira as opções de lançamentos de entrada e saída que podem ser definidos como pedido ou requisição. Geralmente os produtos para consumo são gerados com requisição e os itens para venda são gerados com pedidos.<br>
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Os movimentos de correção serão gerados sempre com data do dia do fechamento do balanço. Clique em confirmar e a tela de confirmação da operação será mostrada, basta clicar em ‘Yes’ para executar o processo.
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Quando o processo ‘Fechar balanço’ é executado, os seguintes processos no sistema são executados:<br>
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1 – Preenche automaticamente o campo data de encerramento na tela balanço de inventário.<br>
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2 – Gera os movimentos de entrada e saída de estoque dos produtos que tiveram divergências.<br>
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3 – Liberar os produtos para serem separados na conferência de estoque.<br>
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4 – Finaliza o balanço.<br>

Edição atual tal como às 08h22min de 3 de fevereiro de 2014

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